O que é onboarding digital e como implementar na sua empresa

No mundo corporativo, o onboarding digital é uma solução revolucionária que transforma a maneira como as empresas integram novos colaboradores e clientes. 

Esse método não apenas simplifica processos, mas também enriquece a experiência de integração, utilizando a tecnologia para criar um início de jornada mais eficiente e envolvente.

Neste artigo, vamos falar sobre o que é onboarding digital e como você deve implementar na sua empresa para melhorar a experiência dos clientes, parceiros e novos colaboradores.

O que é o onboarding digital?

O onboarding digital representa uma evolução no processo de integração, marcando a transição de métodos tradicionais, muitas vezes manuais e demorados, para uma abordagem automatizada e baseada em tecnologia.

Essa modernização acelera o processo de integração de novos colaboradores ou clientes, tornando-o mais eficaz e atrativo. Nesse processo, diversas ferramentas tecnológicas são empregadas para simplificar e otimizar cada etapa do onboarding.

Desde a coleta inicial de dados e documentação, passando pela verificação de identidade com tecnologias como o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e autenticação biométrica, até a integração e treinamento, tudo é feito digitalmente.

Isso inclui a assinatura eletrônica de documentos, o que elimina a necessidade de papelada física e acelera o processo de contratação ou cadastro. Além disso, o onboarding digital permite uma personalização mais profunda do processo, adaptando-se às necessidades específicas.

Onboarding manual ou digital: qual o melhor?

Ao comparar o onboarding manual com o digital, observa-se uma clara distinção em termos de operacionalidade e impacto no processo de integração. 

O método manual, tradicionalmente mais dependente de interações face a face e processamento de papel, tende a ser mais lento e sujeito a inconsistências. Em contraste, o onboarding digital se destaca por sua capacidade de agilizar e modernizar o processo de integração.

Enquanto o onboarding manual pode ter limitações em termos de velocidade e eficiência, o digital se adapta melhor às necessidades de um ambiente de trabalho em constante evolução.

Ou seja, o onboarding digital oferece um meio mais alinhado com as expectativas contemporâneas de rapidez e facilidade de acesso.

Além disso, o onboarding digital se alinha com as tendências atuais de digitalização e automação, proporcionando um processo mais ágil, seguro e eficaz.

Essa abordagem digital não apenas reflete a evolução tecnológica, mas também se relaciona com as necessidades do mercado, em conhecer melhor os clientes (KYC) e estar em compliance com as regulamentações.

Quais os benefícios do onboarding digital?

O onboarding digital oferece uma série de vantagens que podem transformar significativamente a eficiência e a eficácia dos processos de integração em uma empresa. Vamos explorar alguns dos benefícios mais impactantes.

Agilidade no cadastro

A agilidade no cadastro é um dos benefícios mais notáveis do onboarding digital. Esse sistema transforma o processo de coleta de informações e documentos, tornando-o significativamente mais rápido e otimizado.

Com a digitalização, os formulários e documentos necessários são preenchidos e enviados online, eliminando a necessidade de papelada física e processamento manual. 

Isso acelera o processo de integração e melhora a experiência do usuário, pois os novos colaboradores ou clientes podem completar o cadastro de forma mais conveniente e em seu próprio ritmo.

A redução do tempo de espera e a diminuição da carga de trabalho administrativo resultam em uma integração mais rápida e fluida, permitindo que os novos membros comecem a contribuir para a empresa ou a usufruir dos serviços oferecidos sem demora.

Automatização de processos

A automatização dos processos é um aspecto crucial do onboarding digital. Tarefas que antes exigiam horas de trabalho manual, como a verificação de documentos e a criação de perfis de usuário, são agora automatizadas.

Isso é possível graças ao uso de tecnologias avançadas como o OCR para a digitalização de documentos e sistemas inteligentes para a análise de dados.

Além de economizar um tempo valioso, essa automação também aumenta a precisão do processo de onboarding.

Ao reduzir a intervenção manual, diminui-se significativamente a probabilidade de erro humano, resultando em um processo mais confiável.

A automatização também contribui para uma melhor gestão de dados, assegurando que todas as informações sejam processadas e armazenadas de forma segura e acessível.

Reforço na segurança

O onboarding digital também reforça a segurança. A utilização de tecnologias avançadas para a verificação de documentos e a proteção de dados assegura que as informações pessoais dos novos integrantes estejam seguras. 

Além disso, a digitalização reduz o risco de perda ou extravio de documentos importantes, um problema comum em processos manuais.

Melhoria na experiência do usuário

A implementação do onboarding digital traz uma melhoria substancial na experiência do usuário, tendo um aspecto fundamental para o sucesso na integração ou conversão de novos clientes.

Com interfaces intuitivas e processos simplificados, o onboarding digital permite que novos colaboradores e clientes naveguem pelo processo de forma mais autônoma e agradável. Ou seja, essa abordagem centrada no usuário torna o processo de entrada mais fácil.

Dessa forma, o procedimento também demonstra um nível de atenção e cuidado por parte da empresa, contribuindo para uma primeira impressão altamente positiva.

Acesso remoto e flexibilidade

Outra vantagem importante é a capacidade de realizar o onboarding de qualquer lugar.

Em uma era onde o trabalho remoto e a mobilidade são essenciais, o onboarding digital permite novos cadastros sem a necessidade dos usuários estarem fisicamente presentes, oferecendo maior flexibilidade tanto para a empresa quanto para o indivíduo.

Consistência e padronização

O onboarding digital assegura uma maior consistência e padronização nos processos de cadastros. Com templates e fluxos digitais, as empresas passam a padronizar as informações recebidas e analisadas de cada novo usuário, minimizando o risco de fraudes.

Análise de dados

Por fim, o onboarding digital facilita a coleta e análise de dados, permitindo que através do uso da tecnologia empresas consigam verificar se um usuário é ele mesmo ao puxar históricos de antecedentes, associando ao processo o uso de ferramentas de background check.

Como funciona o onboarding digital?

Sabendo que o onboarding digital é um processo que utiliza tecnologias avançadas para facilitar e agilizar processos de cadastramentos, a seguir vamos detalhar como algumas dessas tecnologias funcionam e contribuem para o processo.

Autenticação e verificação de identidade

Uma etapa crucial no onboarding digital é a autenticação e verificação de identidade. Tecnologias como Liveness e Face Match na autenticação biométrica são empregadas para garantir que a pessoa que está se cadastrando é realmente quem ela afirma ser. 

O Liveness Detection atua na prevenção a fraudes, assegurando que a pessoa está presente e é real, enquanto o Face Match compara a foto do indivíduo com um documento de identificação para confirmar sua identidade.

OCR na Validação de Documentos

O OCR (Optical Character Recognition) é uma ferramenta usada para extrair texto de documentos e imagens. No onboarding digital, permite digitalizar e validar documentos de identificação, como carteiras de identidade e passaportes, de forma rápida e precisa.

Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo erros e acelerando o processo.

KBA como ferramenta de verificação

O KBA (Conhecimento Baseado em Perguntas) é um método de verificação que utiliza perguntas baseadas no conhecimento que apenas o usuário deveria saber.

Isso pode incluir perguntas sobre histórico pessoal ou financeiro. É uma camada adicional de segurança para assegurar que a pessoa que está se cadastrando é autêntica.

Validação de usuário

A validação de usuário é o processo final de verificação no onboarding digital. Ela envolve a confirmação de que todas as informações fornecidas são corretas e que o usuário cumpre com os critérios necessários para se integrar à empresa ou serviço. 

Isso pode incluir a verificação de antecedentes, a conformidade com regulamentações específicas do setor e a confirmação de elegibilidade.

Como implementar o onboarding digital?

A implementação do onboarding digital é um processo estratégico que requer planejamento cuidadoso e consideração das necessidades específicas da empresa. Veja algumas etapas essenciais para uma implementação bem-sucedida.

Avaliação de objetivos

O primeiro passo é avaliar os objetivos do onboarding digital. Isso inclui entender o que a empresa deseja alcançar com o processo, seja melhorar a experiência do usuário para o aumento de conversões, acelerar o tempo de integração ou garantir maior conformidade e segurança.

Definir objetivos claros ajudará a orientar todas as decisões subsequentes.

Escolha de plataforma e tecnologia

A escolha da plataforma e da tecnologia certa é essencial. É importante selecionar uma solução que não apenas atenda aos objetivos de onboarding, mas também seja compatível com os sistemas existentes da empresa.

A plataforma deve ser intuitiva, fácil de usar e capaz de integrar diferentes tecnologias de verificação e autenticação.

Integração de ferramentas de verificação

Integrar ferramentas de verificação, como OCR para validação de documentos, autenticação biométrica e KBA, é fundamental para garantir a segurança e a eficácia do processo.

Essas ferramentas ajudam a automatizar e agilizar a verificação de identidade e a validação de documentos, reduzindo o risco de fraudes e erros.

Personalização de onboarding para diferentes funções

Personalizar o processo de onboarding para diferentes funções dentro da empresa é importante para garantir que as necessidades específicas de cada novo colaborador ou cliente sejam atendidas.

Isso pode incluir a personalização de treinamentos, a disponibilização de recursos relevantes e a adaptação do processo com base no nível de experiência e na função do usuário.

Monitoramento de segurança e conformidade

Finalmente, é essencial monitorar continuamente a segurança e a conformidade do processo de onboarding digital.

Isso envolve garantir que todas as práticas estejam em conformidade com as regulamentações de privacidade e segurança de dados, além de realizar auditorias regulares para identificar e corrigir quaisquer vulnerabilidades.

O monitoramento contínuo também permite avaliar a efetividade do onboarding e fazer ajustes conforme necessário para melhorar a experiência do usuário e a eficiência operacional.

Portanto, implementar o onboarding digital com sucesso requer uma combinação de planejamento estratégico, escolha de tecnologia adequada e uma abordagem focada na experiência do usuário.

Solução antifraude de onboarding digital para uma operação mais segura

No mundo digital de hoje, a segurança é uma preocupação primordial, especialmente no processo de onboarding. A Dimensa oferece uma solução antifraude robusta para onboarding digital, garantindo uma operação mais segura e confiável para empresas de todos os tamanhos.

A solução da Dimensa incorpora tecnologias avançadas para combater fraudes e garantir a autenticidade dos processos de onboarding. Entre os produtos oferecidos estão:

OCR de RG, CNH e RNE

Esta tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é essencial para a validação rápida e precisa de documentos de identificação, como RG, CNH e RNE. Ela automatiza a extração de dados, reduzindo erros e acelerando o processo de verificação.

Face Match

A tecnologia de Face Match compara a foto do documento de identificação com uma selfie do usuário, garantindo que a pessoa que está realizando o onboarding é a mesma do documento fornecido. Isso adiciona uma camada extra de segurança ao processo.

Quiz/KBA

O Conhecimento Baseado em Perguntas (KBA) é uma ferramenta eficaz de verificação que utiliza perguntas de segurança personalizadas, aumentando a confiabilidade do processo de autenticação.

A solução antifraude da Dimensa é projetada para tornar o onboarding digital mais seguro, prático e amigável para o usuário.

Ao integrar essas tecnologias avançadas, as empresas podem proteger-se contra fraudes, ao mesmo tempo em que proporcionam uma experiência de onboarding suave e agradável.

Para saber mais sobre como a nossa solução de onboarding digital pode proteger sua empresa contra fraudes e otimizar seus processos de integração, visite o site da Dimensa.

Descubra uma maneira mais segura e eficiente de integrar novos colaboradores e clientes à sua operação.

Em Resumo

O que é onboarding digital?

O onboarding digital é o procedimento pelo qual colaboradores e clientes são integrados de forma remota.

Sendo um processo moderno marcado por uma abordagem automatizada e tecnológica, estando de acordo com os padrões corporativos atuais ao oferecer agilidade, autonomia e segurança.

Como fazer um onboarding digital?

Para fazer um onboarding digital é necessário planejamento, identificar os objetivos e desenvolver um cronograma estratégico.

Nesse processo, deve-se dar atenção à recepção dos novos colaboradores e clientes, disponibilizando as melhores condições de materiais digitais e plataformas intuitivas para uma integração fluida e confiável.

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